Cómo organizar mi primer concierto, parte I

Organizar un concierto, especialmente en la época en la cual nos encontramos, no sólo trata acerca de alquilar un local, tocar un gran repertorio junto a tu banda y pasarla bien. Si bien eso es parte de, hay mucho planeamiento que se debe dar en los meses previos y si es el primer concierto a realizarse, todo debe ser previsto de forma muy detallada para evitar que los más mínimos errores terminen interfiriendo y tu público y tu evento se vean afectados.

Entre los factores más importantes, debemos tomar en cuenta lo siguiente:

Presupuestos: En primer lugar necesitamos conocer de antemano con que presupuesto contamos a invertir.

Fecha: Definir el día exacto del concierto.

Definición de local: Estudiar las propuestas de todos los lugares que hay para hacer el concierto, averiguar precios que se adecuen al presupuesto que tienes.

Publicidad: Definir la publicidad que vamos a utilizar. Si vamos a publicitarnos en medios online y offline, en que medios. Si vamos a hacer uso de carteles y donde los vamos a colgar;  flyers, donde los repartiremos…  También es necesario, una vez tengamos definido que publicidad utilizaremos, realizar el diseño y la impresión de esos banners, flyers, carteles, etc.

Elaboración y venta de tickets o entradas: Consiste en el diseño y distribución de las entradas. Para ello será necesario también definir en que lugares vamos a distribuirlo.

Búsqueda de patrocinadores: Elaboración y envío de propuestas de patrocinio a empresas relacionadas al género de música y el público al que enfrentan.

Producción: Definir las empresas encargadas de la iluminación y el sonido. Personal de las puertas que controlará a la gente en las entradas al concierto. Coordinación del transporte de los grupos.  Su estancia en el lugar si vienen de otra ciudad o país y su salida del mismo.

Venta de entradas: Es comenzar a vender las entradas para el concierto en los lugares definidos y siempre bien anunciados, lo más concreto posible.

Seguridad: Establecer las medidas de seguridad necesarias y establecer contratos con empresas de seguridad.

Impuestos y permisos: Gestionar la solicitud de los permisos necesarios para llevar a cabo el concierto. Recordar que si hay algún problema de permisos y/o impuestos, podrían cancelar tu concierto a última hora.

Rueda de prensa, elaboración y difusión de notas de prensa (bien redactada, estructurada y sin faltas de ortografía): Hacer una rueda de prensa para lanzar el concierto y/o difundir una nota de prensa comunicando el mismo a la prensa especializada. Tanto antes del evento para su comunicación como después con las conclusiones sacadas tras el evento.

Conteo de entradas para establecer cuantas hemos vendido.

Liquidación final: Para saber como nos fue en el concierto si hay ganancia o pérdida.

Estas serán las cosas primordiales a recordar para poder hacer que el evento no sólo funcione si no que también sea un éxito en el área de estructuración. En la segunda parte estaremos abarcando el tema del set-list y más.